Nachhaltigkeitsmanagement-Prozess
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1. Definition
Der Nachhaltigkeitsmanagement-Prozess ist die Leitlinie für nachhaltiges unternehmerisches Handeln. Die Dauer der Implementierung und Umsetzung hängt von den Kapazitäten und der Koordination im Unternehmen ab. Die einzelnen Schritte können innerhalb weniger Wochen oder über mehrere Monate ausgeführt werden. Wenn möglich, kann der Prozess auch individuell an die Strukturen und Ressourcen des Unternehmens angepasst oder in bestehende Prozesse integriert werden.
2. Ziel
Ziel des Nachhaltigkeitsmanagements ist es im Wesentlichen, ökologische und soziale Aspekte systematisch in die Unternehmensstrategie einzubetten sowie diese Themen in den Unternehmensaktivitäten dauerhaft zu berücksichtigen. Wesentliche Elemente sind die Zusammenarbeit im Unternehmen und die sukzessive Schaffung von Transparenz im Unternehmen und in der Wertschöpfungskette.
3. Ablauf
3.1 Kick-off
Ziel
Die verantwortlichen Mitarbeiter der Abteilungen müssen über das Vorgehen im Nachhaltigkeitsmanagement geschult werden, um die Voraussetzungen für die erfolgreiche Implementierung des Nachhaltigkeitsmanagements zu schaffen.
Vorgehen
- Geschäftsführung und Vertreter aus allen Abteilungen informieren sich über die Inhalte des Nachhaltigkeitsmanagements.
- Erste Vorgehensweisen werden besprochen und der weitere Ablauf wird vorbereitet.
- Offene Fragen werden beantwortet und Bedenken aus dem Weg geräumt.
Beteiligte Personen
Vertreter aus allen Abteilungen des Unternehmens sowie die Geschäftsführung.
To-dos
Auf folgende wichtige Punkte sollte schon zu Beginn geachtet werden:
✓Bestimmung der einzubindenden Mitarbeiter
✓Terminfindung für Kick-off Meeting
✓Bereitstellung von Informationen bzw. Materialien zur Durchführung
3.2 Ist-Analyse
Ziel
Erfassung der bestehenden Nachhaltigkeitsaktivitäten und -bestrebungen des Unternehmens.
Vorgehen
- Die verschiedenen Bereiche des Unternehmens werden mithilfe von Nachhaltigkeits-Checklisten analysiert. Dies gibt einen ersten Überblick darüber, wo das Unternehmen in Bezug auf nachhaltiges Handeln steht.
- Anhand der Ist-Analyse können somit schon vor der Hot Spot-Identifikation erste Handlungsfelder im Bereich Nachhaltigkeit bestimmt werden.
- Zusätzlich zur Erfassung der Ist-Situation, sollten weitere vorhandene Nachhaltigkeitsbestrebungen aus den verschiedenen Bereichen des Unternehmens erfasst werden.
Beteiligte Personen
Die Ist-Analyse kann sowohl von der Geschäftsführung als auch von einem ernannten Nachhaltigkeitsverantwortlichen durchgeführt werden. Es können weitere Mitarbeiter hinzugezogen werden, um die tatsächliche Lage im Unternehmen zu erfassen.
To-dos
✓Bereitstellung von Informationen bzw. Materialien zur Durchführung
✓Fristsetzung für die Ist-Analyse
✓Einheitliche Dokumentation der Ergebnisse
3.3 Hot Spot-Identifikation
Ziel
Identifikation der Handlungsfelder, d. h. zentrale Nachhaltigkeitschancen und -risiken, im Bereich Nachhaltigkeit.
Vorgehen
- In Workshops werden die Einflüsse des Unternehmens auf sein Umfeld und umgekehrt die Einflüsse des Umfelds auf das Unternehmen entlang der Wertschöpfungskette und in Bezug auf die Nachhaltigkeitsdimensionen Ökonomie, Ökologie und Soziales betrachtet.
- Die Handlungsfelder werden priorisiert und für die Umsetzung von Nachhaltigkeitsaktivitäten genutzt.
Beteiligte Personen
- Die Workshops werden von einem geschulten Mitarbeiter oder einem externen Moderator geführt. Workshop-Teilnehmer sind Mitarbeiter aus allen Bereichen des Unternehmens.
To-dos
✓Bereitstellung von Informationen bzw. Materialien zur Durchführung
✓Terminfindung für die Workshops
✓Einheitliche Dokumentation der Ergebnisse
3.4 Hot Spot-Auswahl
Ziel
Die wichtigsten Hot Spots pro Abteilung werden ausgewählt und systematisch bearbeitet.
Vorgehen
- Auswahl aufgrund der Dringlichkeit sowie des Chancen- und Schadenpotentials des jeweiligen Hot Spot. Dabei sollten die Priorisierungen der Hot Spot-Identifikation und ggf. weitere abteilungsinterne Kriterien berücksichtigt werden.
- Es sollten Hot Spots ausgewählt werden, deren Bearbeitung neben einem ökonomischen Nutzen vor allem auch einen Nutzen für Umwelt, Mitarbeiter bzw. Gesellschaft bewirken.
- Die ausgewählten Hot Spots werden schriftlich erfasst und an alle Mitarbeiter der Abteilung kommuniziert.
Beteiligte Personen
- Die Auswahl kann durch die Geschäftsführung oder durch die jeweils verantwortlichen Mitarbeiter in den Abteilungen erfolgen.
To-dos
✓Bereitstellung von Informationen bzw. Materialien zur Durchführung
✓Fristsetzung für die Auswahl von Hot Spots
✓Einheitliche Dokumentation der Ergebnisse
3.5 Erstellung Nachhaltigkeitsprogramm
Ziel
Sinnvolle Ziele und Maßnahmen werden für die ausgewählten Hot Spots der Abteilungen entwickelt.
Vorgehen
- Das Nachhaltigkeitsprogramm wird in jeder Abteilung unter Beteiligung möglichst vieler Mitarbeiter erstellt.
- Für die systematische Bearbeitung der Hot Spots werden in jeder Abteilung konkrete Ziele, Kennzahlen und Maßnahmen erarbeitet.
- Die Zieldefinition und Maßnahmenentwicklung kann im Rahmen von Workshops oder in Einzelarbeit stattfinden.
Beteiligte Personen
Alle Abteilungsverantwortlichen des Unternehmens sowie möglichst viele Mitarbeiter der jeweiligen Abteilung.
To-dos
✓Bereitstellung von Informationen bzw. Materialien zur Durchführung
✓Fristsetzung für die Zieldefinition und Maßnahmenentwicklung bzw. Terminfindung für Workshops
✓Einheitliche Dokumentation der Ergebnisse
3.6 Abstimmung des Nachhaltigkeitsprogramms
Ziel
Abteilungsübergreifender Austausch zur Abstimmung von Zielen und Maßnahmen der Abteilungen und zur Analyse ihrer Wechselwirkungen.
Vorgehen
- Schaffung von Transparenz über die Zielbeziehungen, zur Auflösung möglicher Zielkonflikte und zur Identifizierung von Win-Win-Situationen.
- Eine Transparenz über die verschiedenen Ziele der Abteilungen ist Basis für die erfolgreiche Umsetzung der Nachhaltigkeitsaktivitäten im Unternehmen.
Beteiligte Personen
Die Abstimmung von Zielen kann innerhalb eines Abteilungsleiter-Meetings erfolgen. Es können zusätzlich die Geschäftsführung und weitere relevante Mitarbeiter beteiligt werden.
To-dos
✓Terminfindung für Meeting
✓Bereitstellung von Informationen bzw. Materialien zur Durchführung
✓Einheitliche Dokumentation der Ergebnisse
3.7 Umsetzung
Ziel
Die entwickelten Maßnahmen zur Verbesserung der Nachhaltigkeits-Hot Spots werden konsequent umgesetzt.
Vorgehen
- Die entwickelten Nachhaltigkeitsmaßnahmen werden in jeder Abteilung des Unternehmens unter Beteiligung aller relevanten Mitarbeiter umgesetzt.
- Es sollten ergänzende Maßnahmen zur Steigerung der Mitarbeitermotivation eingeführt werden, um die erfolgreiche Umsetzung von Nachhaltigkeitsaktivitäten und die Verankerung von Nachhaltigkeitsaspekten im Unternehmen sicherzustellen.
Beteiligte Personen
Alle Mitarbeiter des Unternehmens, insbesondere Geschäftsführung und Führungskräfte
To-dos
✓Information der Mitarbeiter über die definierten Ziele und Maßnahmen
✓Fristsetzung für das Erreichen von (Teil-)Zielen
✓Maßnahmen zur Verankerung von Nachhaltigkeit im Unternehmen
3.8 Überwachung
Ziel
Die Nachhaltigkeitsaktivitäten zur kontinuierlichen Verbesserung der Unternehmensleistung in Hinblick auf Nachhaltigkeitsaspekte werden einheitlich dokumentiert sowie regelmäßige überprüft und angepasst.
Vorgehen
- Die Überwachung beinhaltet die einheitliche Dokumentation der Maßnahmen und ihres Fortschritts, die regelmäßige Überprüfung und Anpassung dieser Maßnahmen sowie die Ermittlung neuer Handlungsfelder im Bereich Nachhaltigkeit.
- Die Dokumentation der Maßnahmen und ihres Fortschritts kann sowohl durch einen Nachhaltigkeitsbeauftragten als auch separat in den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens erfolgen. Die Dokumentation sollte konsequent und einheitlich erfolgen, beispielsweise in der Nachhaltigkeits-Datenbank oder anderen bestehenden Systemen.
- Die Überprüfung der Wirksamkeit der Nachhaltigkeitsmaßnahmen sollte in regelmäßigen Abständen (z. B. quartalsweise oder halbjährig) erfolgen. Sie sollte sowohl in abteilungsübergreifenden Meetings als auch im Zuge abteilungsinterner Meetings stattfinden.
- Im Rahmen der regelmäßigen Ermittlung des Fortschritts und der Wirksamkeit der Nachhaltigkeitsaktivitäten aller Unternehmensbereiche können bestehende Maßnahmen angepasst werden. Es können auch abteilungsintern bzw. in Abstimmung mit der Geschäftsführung oder anderen Abteilungen neue Handlungsfelder identifiziert werden, woraus neue Maßnahmen resultieren.
Beteiligte Personen
- Geschäftsführung und verantwortliche Mitarbeiter aller Abteilungen.
- Optional: Nachhaltigkeitsbeauftragter
To-dos
✓Bereitstellung von Informationen bzw. Materialien zur Durchführung
✓Fristen für die Dokumentation von Maßnahmen
✓Regelmäßige Auswertung (z.B. halbjährliche) der
Daten
✓Terminfindung für regelmäßige Meetings (z.B. halbjährliche)
4. Einbettung in greenQuality
Zuordnung greenQuality-Portfolio
20302_Home_of_Management_Systems
5. Verwandte Themen
CSR, Umweltschutz, Arbeits- und Gesundheitsschutz, Qualitätsmanagement
6. Quellen
- Handbuch Nachhaltigkeits-Management 2., korrigierte Auflage, WTSH Wirtschaftsförderung und Technologietransfer Schleswig-Holstein GmbH, 2018
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